Как не упустить важное в описании сценария использования или бизнес-процесса?
Там, где больше одного участника, всегда есть минимум две картины мира, даже если входы и результаты общие. Типичная ситуация - заказчика интересуют условия соглашения об уровне сервиса (SLA), и ему не интересен внутренний регламент техподдержки, в то время как исполнителю такой регламент просто необходим для управления обслуживанием, включая оценку по KPI, однако SLA не менее значимо. Причем тут моделирование бизнес-процессов и юзкейсы? Оказывается, пересечения (совпадения) множеств интересов - это и есть системообразующие понятия.
Чтобы разобраться в конкретном случае, нарисуйте объектные модели с позиций видения ключевых стейкхолдеров - это могут быть простые онтологии верхнего уровня предметной области проекта.